Orientering om behandling af personoplysninger for ansøgere og kursister

Som led i din ansøgning om optagelse på HF-Centret Efterslægten indsamler og behandler vi personoplysninger om dig, og hvis du er under 18 år også om dine værger (forældre). Som følge af EU’s databeskyttelsesforordning med virkning fra 25. maj 2018 skal vi informere dig om dette. (Se henvisninger til forordningen og andre formalia sidst i denne orientering.)

HF-Centret Efterslægten tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine værger som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på HF, jf. optagelsesbekendtgørelsen.

Disse oplysninger er:

  • Stamoplysninger på dig og evt. dine værger, dvs. navn, adresse, cpr, telefon og e-mail.
  • Øvrige oplysninger om dig selv, som du selv har givet os i din ansøgning, fx begrundelse for din ansøgning, skolepapirer, og oplysninger om særlige forhold.
  • Evt. vurderinger fra Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) om din uddannelsesparathed.
  • Evt. resultater fra din optagelsesprøve.

For at sikre, at de adresseoplysninger, der fremgår af din ansøgning er korrekte og ajourførte, foretages sammenkørsel med cpr-registret.

Hvis der er flere ansøgere til 2-årigt hf på HF-Centret Efterslægten end vi har plads til, sender vi de nødvendige personoplysninger om vores ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Hovedstaden med det formål at få udpeget de ansøgere, der bor længst væk fra HF-Centret Efterslægten, og som derfor skal overføres til optagelse på et andet hf-kursus.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på HF-Centret Efterslægten, men skal henvises til et andet hf-kursus, videresender vi din ansøgning til det pågældende kursus.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos os, fordi UU har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender vi svaret på din optagelsesprøve til UU med henblik på revidering af din uddannelsesplan.

Indsamling og behandling af personoplysninger om dig og dine værger foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på HF-Centret Efterslægten. Al forsendelse af din ansøgning fra HF-Centret Efterslægten sker via sikker mail.

Dine og dine værgers rettigheder

Retten til indsigt

I kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om jer, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer) samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Retten til indsigt kan dog begrænses af hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning.

Retten til indsigelse

I kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger går forud for HF-Centret Efterslægtens legitime interesser i at kunne foretage behandlingen.

Retten til berigtigelse

I kan få rettet eller suppleret personoplysninger om jer, som er forkerte eller ufuldstændige.

Retten til begrænsning af behandlingen

I har ret til at få begrænset vores behandling af jeres personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det.

Retten til sletning

Vi opbevarer jeres personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til HF-Centret Efterslægtens dokumentation for proceduren og revision.

Hvis du ikke bliver optaget på HF-Centret Efterslægten skal vi slette dine personoplysninger. Muligheden herfor er ved at blive indbygget i det IT-system som oplysningerne ligger i; vi opdaterer denne orientering når vi ved præcis hvornår oplysningerne bliver slettet. Vi stiler mod, at de slettes inden for et halvt år efter starten på det kursus du har søgt. Har du søgt via optagelse.dk kan du efterfølgende finde din ansøgning dér.

Hvis du bliver optaget, gemmer vi oplysningerne fra optagelsesproceduren i indtil 6 år efter, at du ikke længere er tilmeldt undervisning hos os. Hvis du bliver optaget gemmer vi dine værgers personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine værger ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine værgers personoplysninger lige så længe som dine egne oplysninger.

Visse oplysninger er vi dog forpligtet til at gemme op til 30 år.

Sådan gør du brug af dine rettigheder

Du (eller dine værger) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves.

Formalia

  • Dataansvarlig: HF-Centret Efterslægten er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.
  • DPO: Hvis du eller dine værger har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolens databeskyttelsesrådgiver (DPO) kontaktes på dpo@gfadm.dk.
  • Klageadgang: HF-Centret Efterslægtens behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.
  • Databeskyttelsesforordningen: Den fulde titel er EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse). Nærværende orientering gives med henvisning til art. 13 og 14.
  • Indsamlingen af data foregår i henhold til Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, og art. 9, stk. 1. Den primære lovhjemmel til vores databehandling er Optagelsesbekendtgørelsen, Bekendtgørelse nr. 108 af 04/02/2016, kap. 2-7.
  • Videregivelsen af dine oplysninger til Region Hovedstaden sker i henhold til Optagelsesbekendtgørelsen § 29.
  • Videregivelse til UU sker i henhold til Procedurebekendtgørelsen, Bekendtgørelse nr. 775 af 14/06/2017, § 21 og 22.
  • Retten til indsigt reguleres af Databeskyttelsesloven § 22, retten til indsigelse fremgår af Databeskyttelsesforordningen art. 21, retten til berigtigelse følger af art. 16, og retten til begrænsning af behandlingen følger af art. 18. Hvis du kontakter skolen for at gøre brug af nævnte rettigheder, skal vores afgørelse følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. Forvaltningsloven § 19–25.